Personuppgiftspolicy

Här kan du läsa om hur vi på Birka Cruises samlar in, använder, lämnar ut och skyddar dina personuppgifter när du är kund hos oss, eller medlem i Club Birka.

Allmänt

Birka Cruises AB, org.nr. 556160-6244 (”Birka Cruises”) värnar om din personliga integritet. Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till Birka Cruises. Vi vill med denna Personuppgiftspolicy beskriva hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Personuppgiftsansvarig

Birka Cruises är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Birka Cruises är ansvarig för behandlingen av personuppgifter på Birka Cruises webbplatser och andra kommunikationssystem kopplade till Birka Cruises.

Dataskyddsombud

Birka Cruises har utsett ett Dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att övervaka att Personuppgiftsansvarigs behandling av dina personuppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Birka Cruises Dataskyddsombud nås på följande e-postadress: dataskydd@birka.se eller via vanligt brev som skickas till: Birka Cruises AB, Dataskydd, Box 15131, 104 65 Stockholm

Kontaktuppgifter

Tveka inte att kontakta Birka Cruises om du har några frågor om denna Personuppgiftspolicy eller behandling av dina personuppgifter. Du kan kontakta oss på dataskydd@birka.se eller telefon 08 702 72 00.

För att begära ett registerutdrag måste du skicka in din begäran skriftligen till oss eftersom den ska innehålla din namnteckning. Du kan alltså inte bara skicka ett e-postmeddelande.

Hur vi samlar in information om dig?

Direkt från dig. Vi samlar in information om dig som du lämnar när du exempelvis bokar en resa, tilläggstjänst, vid personlig kontakt ombord eller vid event, när du blir medlem i vår kundklubb ”Club Birka”, deltar i en tävling, svarar på enkäter/undersökningar, e-postar, ringer eller tar kontakt med Birka Cruises kundsupport.

Genom din användning av våra webbplatser. Vi samlar in information i form av ditt användande av tjänsten när du använder vår webbplats eller någon annan digitaltjänst från oss. Läs mer i vår cookiepolicy.

Från tredje part. Vi samlar in information från tredje part som lämnar personuppgifter om dig eller andra personer i resesällskapet, t.ex. om du har bokat via en återförsäljare eller om en person genomför en bokning där du ingår eller om någon annan har varit i kontakt med oss för din räkning. Vi förutsätter att den som lämnar uppgifterna har samtliga resenärers samtycke till att lämna dessa personuppgifter till Birka Cruises.

Vilken information samlar vi in?

Birka Cruises samlar in följande information för de ändamål vi beskriver nedan:

Identifieringsuppgifter: Namn, födelsedatum och kön.

Kontaktuppgifter: Adress, telefonnummer och e-post.

Nationalitetsuppgifter: Hemland och nationalitet. Vid kryssningar där det finns krav på att kunna uppvisa pass samlar vi även in passnummer och eventuellt visum.

Bokningsinformation: Exempelvis bokningsnummer, reseinformation (vilken sorts kryssning, hytt, måltider etc.), information om köp (vald betallösning, genomfört köp m.m.) och eventuella köp av tillvalstjänster som exempelvis bussanslutning och utflykter.

Hälsoinformation: Information om din hälsa som du själv lämnar, t.ex. sjukdomar, allergier eller funktionshinder. Genom att lämna uppgifter om din hälsa godkänner du att vi använder din hälsoinformation för att kunna administrera och leverera den resetjänst du beställt. Vi sparar inte dessa uppgifter i något annat syfte än att kunna leverera beställda tjänster.

Användarinformation: Information om din enhet som exempelvis IP-adress, språkinställningar, webbinställningar, operativsystem, plattform, skärmupplösningar samt information om din geografiska placering. Vi samlar även in information om hur du interagerar med Birka Cruises t.ex. hur du använder våra tjänster, inklusive svarstid för sidor, nedladdningsfel, hur du nådde och lämnade tjänsten, såväl som leveransnotiser när vi kontaktar dig, läs mer i vår cookiepolicy om insamlingar vi gör för att förbättra din användarupplevelse.

För dig som är medlem i Club Birka

Förutom de uppgifter du uppger i samband med bokning samlar vi också in och sparar följande uppgifter om dig:

Identifikationsuppgifter: Medlemsnummer, eller annan identifikation för att kunna ge dig som medlem rätt erbjudanden och service.

Inköpshistorik: Information om dina tidigare och bokade resor och produkter. Detta för att kunna ge dig relevanta erbjudanden och service.

Intresseområden för utskick: Exempelvis om du angivit för oss att du vill ha information om långkryssningar, matupplevelse eller nöjesutbud ombord (frivilligt).

Vad gör vi med informationen om dig?

All data används för att tillhandahålla, utföra och förbättra Birka Cruises tjänster.
Birka Cruises behandlar personuppgifter för följande ändamål baserat på följande lagliga grunder:

För administration och leverans av resetjänst
Birka Cruises behandlar dina personuppgifter för administration och leverans av resetjänst, d.v.s. för att kunna fullgöra avtalet med dig. I detta ingår bland annat att administrera bokning av resa och måltider, tillvalstjänster, särskilda önskemål, anslutningsbussar, utflykter på destinationerna, genomföra betalningar och administrera eventuella ändringar inför och under din resa.

För att erbjuda kundvård
Vi kan använda dina personuppgifter när du kontaktar oss med frågor, synpunkter eller t.ex. reklamationer för att ge dig den kundvård du har rätt till i enlighet med det avtal du ingått med oss. Vi behandlar dina personuppgifter, så som ditt namn och bokningsnummer, för att kunna fullfölja sådana serviceärenden kopplade till din resa.

För utskick och tillhandahållande av information
Vi använder dina personuppgifter för utskick och tillhandahållande av information via e-post, sms och/eller telefonsamtal för att fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bland annat att skicka bokningsbekräftelse, viktig information inför och under din resa, erbjudanden kopplade till resan, eventuella avvikelser som skulle kunna uppstå och betalningspåminnelser. Dina kontaktuppgifter och bokningsinformation används också till att skicka en kundundersökning till dig efter resan för att vi ska kunna förbättra och utveckla våra tjänster. Kundundersökningen är frivillig att delta i och genomförs i samarbete med Loopon och Revide.

Marknadsföring och personifiering
Dina personuppgifter används för att vi genom direkt marknadsföring av våra egna och/eller särskilt utvalda samarbetspartners varor och tjänster (med tydlig koppling till våra resetjänster) ska lämna bättre och mer personliga erbjudanden till dig. Behandlingen av dina personuppgifter sker för att fullgöra avtalet med dig och andra berättigade intressen. Däri ingår även att vi använder personifiering för att anpassa nyhetsbrev och andra utskick efter dina preferenser och behov utifrån ditt användarmönster av vår hemsida (inklusive resehistorik) påverka hur innehållet på webbplatsen ser ut just när du besöker oss kommunicera via sociala medier och webbannonsering på andra webbplatser än birka.se.
Läs mer i vår cookiepolicy om hur Birka Cruises använder personifiering.

Du kan när som helst vid varje marknadsföringsmeddelande avregistrera dig från att ta emot ytterligare marknadsföring från oss, eller avsluta ditt medlemskap i Club Birka.

För affärsutveckling och utveckling av resetjänst och service
För att utveckla och förbättra våra tjänster och service använder vi i huvudsak anonyma eller anonymiserade uppgifter på aggregerad nivå för detta ändamål. Det kan dock förekomma att vi använder information som t.ex. användarbeteende, bokningsinformation som vi har samlat in om det är relevant för ändamålet, vilket baseras på våra berättigade intressen att förbättra våra resetjänster och service till dig i framtiden.

För att uppfylla författningsreglerade krav
Vi behandlar dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla förpliktelser enligt lagar och förordningar, till exempel gällande säkerhet, redovisning, reklamation och immigration samt tullkontroll.

Laglig grund
Sammanfattningsvis behandlar vi dina personuppgifter för att: kunna uppfylla vårt avtal med dig, d.v.s. administrera och leverera din resa och/eller ditt medlemskap i Club Birka, för att följa lagkrav eller för att det ligger i vårt eller våra samarbetspartners berättigade intresse. Berättigat intresse uppkommer för oss, när det förekommer en betydande och vederbörlig relation mellan dig och Birka Cruises, baserat på ditt kundförhållande eller medlemskap. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka erbjudanden till dig om våra varor och tjänster samt för att göra en begränsad segmentering av kunder. Birka Cruises behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.

Hur länge sparar vi din information?

Birka Cruises sparar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal med dig och de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Personuppgiftspolicy. Din resehistorik vilket inkluderar kontaktuppgifter, bokningsinformation och hälsoinformation sparas i två (2) år efter hemkomstdatumet. Vi sparar också dina personuppgifter på andra grunder än för att fullgöra vårt avtal med dig, t.ex. för att följa bokföringslagen. De lagstadgade kraven styr då hur länge vi sparar dina uppgifter.

Samma personuppgift kan sparas av oss för skilda ändamål, i olika system, därför kan t ex. ditt namn finnas kvar i våra system för att vi ska kunna leverera din resa trots att personuppgiften har gallrats bort för exempelvis marknadsföringsändamål.

Club Birka
Om du valt att bli medlem i Birka Cruises kundklubb, Club Birka för att kunna ta del av medlemserbjudanden och andra förmåner sparar Birka Cruises dina uppgifter i högst fem (5) år efter det att du har genomfört din senaste resa. Efter denna tid sparar Birka Cruises endast dina kontaktuppgifter för marknadsföring. Du har rätt att, när som helst, avanmäla dig från kommande utskick eller helt avsluta ditt medlemskap i Club Birka. Efter att ditt medlemskap i Club Birka har upphört raderar Birka Cruises dina medlemsuppgifter senast 14 dagar efter att medlemskapet har sagts upp eller har upphört.
Läs mer om Medlemsvillkor

Vilka delar vi din information med?

Birka Cruises kan komma att lämna ut dina personuppgifter till andra koncernbolag och till noggrant utvalda tredje parter. Birka Cruises kan även komma att lämna ut dina uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster för adressuppdateringar för att säkerställa att vi har rätt adressuppgifter till dig. All överföring görs i syfte att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter enligt ovan beskrivning. Vi vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Birka Cruises säljer inte dina personuppgifter till någon annan.

Leverantörer av reserelaterade tjänster
Överföring sker till våra samarbetspartners inom resebranschen för att administrera och leverera den resetjänst du beställt av oss. Vi lämnar personuppgifter till dessa för att tjänsten ska kunna utföras:

  • Resebyråer och digitala partners: När du bokar din resa via en resebyrå som vi samarbetar med, antingen i en butik eller online, är det troligt att du lämnar personuppgifter till resebyrån. När bokningen görs genom en resebyrå skickar vi vissa personuppgifter, till exempel bokningsnummer, till dem för att bekräfta bokningen. Personuppgifterna är varje aktör enskilt ansvariga för när det kommer till hantering i enlighet med deras egen personuppgiftpolicy. Vi ansvarar inte för resebyråns egna behandling av de personuppgifter du har lämnat till dem.
  • Bussbolag: När du bokar en anslutningsbuss av oss genomförs resan med något av de externa bussbolag vi anlitar. Bussbolagen behöver vissa uppgifter för att kunna genomföra din resa t ex namn till passagerarlistan. Dessa uppgifter överförs via vårt bokningssystem.
  • Destinationsagenter: På våra kryssningsdestinationer finns lokala destinationsagenter, som utför resetjänster. De hjälper exempelvis Birka Cruises att anordna utflykter, transfer med mera. Dessa agenter och deras underleverantörer får tillgång till de personuppgifter som behövs för att de ska kunna leverera sina tjänster.
  • Övriga parters: Vi har samarbetspartners som arrangerar och genomför aktiviteter och upplevelser relaterade till din kryssning exempelvis nöje, träning, kultur, utflykter, föreläsningar eller liknande. Dessa samarbetspartners får de personuppgifter de behöver för att kunna leverera den beställda tjänsten. Det kan röra sig om uppgifter som namn, ålder, kön, e-post eller särskilda önskemål du lämnar vid bokningen och som är kopplade till den aktuella tjänsten.

Avtalspartners och IT-leverantörer
Birka Cruises använder sig av ett antal externa leverantörer som lagrar och hanterar personuppgifter åt oss. Det handlar om leverantörer av IT-tjänster och system, webbanalysföretag, kundundersökningar och betallösningar. Vi delar även din information med vissa utvalda samarbetspartners för att de ska hjälpa oss att anpassa våra erbjudanden och marknadsföring efter dig.

  • IT-tjänster och system: Vi har ett antal interna och externa system som vi hanterar dina personuppgifter i exempelvis bokningssystem, kundvårdssystem och system för datahantering och dataförbättring. Uppgifterna behandlas i dessa system för att bland annat kunna leverera och administrera din resa, hantera kundvårdsärenden och leverera andra relaterade tjänster som anslutningsbussar och utflykter.
  • Webbanalysföretag: För att du som användare av våra webb ska få en så bra upplevelse som möjligt använder vi oss av externa leverantörer för att hjälpa till med personifiering, analys av användarbeteenden och användarfeedback på våra hemsidor. Uppgifterna som hanteras är primärt uppgifter vi får genom cookies. Läs mer i vår cookiepolicy.
  • Kundundersökningar: Vi har anlitat Loopon och Revide för att genomföra kundundersökningar i samband med hemkomst från din resa. De får därför tillgång till sådana kontaktuppgifter, så som e-post och namn, de behöver för att kontakta dig och fråga om du vill delta.
  • Betallösningar: Birka Cruises använder sig av en extern betalningsleverantör, Payex, för att hantera betalningar och återbetalningar. De får tillgång till personuppgifter som behövs för att genomföra tjänsten, så som betalningsinformation och i vissa fall namn. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna leverera din resa eller genomföra en reklamation.

Hur skyddar vi din information?

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Birka Cruises har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Överför vi uppgifter om dig utanför EU/EES?

Birka Cruises använder normalt sett bara dina personuppgifter inom EU/EES. Vid behov kan vi dock komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES. Exempelvis om någon av ovan nämnda partners befinner sig där. Oavsett till vilket land Birka Cruises överför dina personuppgifter har vi en skyldighet att säkerställa att en god skyddsnivå föreligger för dina personuppgifter. Något som vi också gör.

Vilka rättigheter har jag?

Personuppgiftsbehandling som är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal med dig eller för att vi ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet är tillåten utan samtycke. För att vi ska kunna samla in och hantera dina personuppgifter i något annat syfte krävs däremot att du samtycker till behandlingen. Du lämnar samtycke till hantering av dina personuppgifter i samband med att du använder våra tjänster på birka.se, ansöker om medlemskap i Club Birka eller bokar en resa via telefon. Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på kontaktuppgifterna ovan. Om du återkallar ditt samtycke kommer vi att radera de personuppgifter och upphöra med den behandling som omfattades av samtycket. Det kan förekomma att samma personuppgift behandlas både med stöd av samtycke och med stöd av att uppgiften är nödvändig eller med stöd av andra regler. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och den behandling som grundas på samtycket upphör, kan personuppgiften ändå finnas kvar hos oss för andra ändamål.

Du har rätt att begära att uppgifterna om dig ska raderas, kompletteras eller rättas. Du har också rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till vissa ändamål och till exempel inte används för direktreklam. Personuppgiftsansvarig kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt stycket ”Vilka delar vi din information med?” ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter som sker enligt denna punkt.

Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Om du vill ha information om vilka uppgifter vi har registrerade om dig kan du skriftligen ansöka om detta på ovanstående adress. Registerutdraget lämnas på begäran och är kostnadsfritt en gång per år. För att begära ett registerutdrag måste du skicka in din begäran skriftligen till oss eftersom den ska innehålla din namnteckning. Du kan alltså inte bara skicka ett e-postmeddelande. Märk brevet ”Dataskydd, personuppgiftsutdrag”.

Om du har klagomål?
Du har rätt att lämna klagomål till Datainspektionen om du anser att Birka Cruises behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddslagstiftning. Läs mer på datainspektionen.se.

Cookiepolicy

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse, läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter i vår cookiepolicy.

Ändringar av personuppgiftspolicyn

Vid behov gör vi löpande uppdateringar av vår personuppgiftspolicy. Vid eventuella förändringar kommer vi att, med rimligt varsel, meddela dig om förändringarna i enlighet med vad som krävs enligt lag. På vår webbsida hittar du alltid den senaste uppdaterade versionen med datum. Besök vår webbsida regelbundet för uppdateringar.

Denna policy är senast uppdaterad 2018 05 24